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Sicheres Dokumentenmanagement

Wissen Sie genau, wie viele Kopien und Drucke in Ihrem Büro im Monat angefertigt werden? Können Sie diese Kosten immer einzelnen Projekten zuordnen? Ist die Anbindung der gedruckten Dokumente an den digitalen Work-Flow in Ihrem Unternehmen gesichert? Sind Ihre Drucker, Kopierer, Faxgeräte oder Scanner so geschützt, dass nur der Kreis der Berechtigten zugreifen kann? Hartmann Bürotechnik liefert mit der Software MyMFP überzeugende Antworten auf diese Fragen. Einfach zu integrieren, intuitiv zu nutzen und mit einem Web Frontend zentral zu steuern. "So erhalten Sie mehr Transparenz und Sicherheit zu allen Fragen des Dokumenten-Managements in Ihrem Unternehmen", fasst Geschäftsführer Kurt Backhaus zusammen.
Artikel vom 26.09.2017

<strong>Sicheres</strong> Dokumentenmanagement
<strong>Sicheres</strong> Dokumentenmanagement
<strong>Sicheres</strong> Dokumentenmanagement
<strong>Sicheres</strong> Dokumentenmanagement
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Am Anfang steht die Analyse

Am Anfang steht die Analyse

Wer informiert wen - digital oder gedruckt - zu welchem Zeitpunkt?

"Wenn man die Vorteile der Software MyMFP in vollem Umfang nutzen möchte, steht die Analyse der Prozesse und Abläufe im eigenen Unternehmen zunächst im Fokus", führt Kurt Backhaus aus. Je klarer vor der Installation der Software die Wege von Informationen und Dokumenten im Unternehmen skizziert sind, umso zielführender lassen sich auch die Parameter der Software einstellen – und umso signifikanter sind die positiven Auswirkungen im späteren Geschäftsverlauf. "Es gibt drei wesentliche Stichworte, die mit dem Einsatz der MyMFP-Software im Unternehmen verbunden sind: Effizienz steigern, Kosten senken und die Sicherheit erhöhen", beschreibt Kurt Backhaus die Ziele, die mit der Implementierung der neuen Software verbunden sind. "Ist die Analyse der Betriebs- und Informationsabläufe gut gelungen, werden diese Ziele mit der MyMFP-Software auch erreicht."

Mit Experten im Gespräch

Mit Experten im Gespräch

Mit Kurt Backhaus, Frederik Freise und Arvid Quadflieg stehen den Kunden erfahrene Experten zur Seite.

Bei der notwendigen Analyse der Informationswege kann man sich auf die Unterstützung der Experten von Hartmann Bürotechnik verlassen. "Zum Beispiel prüfen wir, ob alle eingesetzten Endgeräte in die Software integriert werden können. In der Regel funktioniert das, aber wir müssen es natürlich prüfen. Und wir diskutieren mit unseren Kunden auch häufig über das Zusammenspiel von digitalen Informationskanälen und dem Ausdruck von Informationen auf Papier - denn hier ergeben sich natürlich Möglichkeiten den Verbrauch von Papier zu senken", stimmen Kurt Backhaus und Arvid Quadflieg überein. Aber die Optionen der MyMFP-Software reichen viel weiter: "Gerade in Unternehmen, in denen Druckprozesse mit hohen Datenmengen gemanaged werden müssen, steigert die Software die Effizienz und die Betriebssicherheit. Denn es werden die Ressourcen aller Geräte bestmöglich eingesetzt, Störungen ausgeglichen und eine hohe Verfügbarkeit ist gewährleistet."

Pull Printing

Pull Printing

Durch eine Authentifizierung der einzelnen Nutzer an den jeweiligen Systemen durch eine Key-Card oder durch einen PIN können die Drucke individuell und zeitverzögert abgeholt werden. Die Druckjobs werden durch die Software auf dem Server geparkt und können von den Nutzern an einem beliebigen System abgeholt werden und sogar am System zusätzlich vor dem eigentlichen Druckvorgang bearbeitet werden.

Intuitive Nutzeroberfläche

Intuitive Nutzeroberfläche

"Das Herzstück der MyMFP-Software ist eine Business-Process-Management Lösung, die unter anderem sowohl einfache wie auch komplexe Work-Flows ermöglicht", führen die Experten von Hartmann Bürotechnik weiter aus. "Aber diese Lösung funktioniert nur so gut, wie sie von den Mitarbeitern im täglichen Job auch genutzt werden kann. Diese Nutzung durch die Mitarbeiter ist aber nur dann sichergestellt, wenn die Nutzeroberfläche quasi selbsterklärend ist. Und genau hier liegt, neben den sehr übersichtlichen Analysemodulen für die Geschäftsleitung, das wesentliche Plus von MyMFP. Die benutzerspezifische Arbeitsoberfläche von MyMFP wird für jeden Nutzer individuell erstellt bzw. kann von Jedem individuell angepasst werden, z.B. Sprache oder auch Anordnung der Symbole und Befehle. Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass die persönliche Oberfläche des Nutzers an jedem System, an dem er sich anmeldet, immer gleichbleibt. So können nach kurzer Einführung alle Mitarbeiter die Software mit ihren klar gestalteten Icons bedienen und für einen funktionierenden Work-Flow sorgen." Natürlich stellt das Team von Hartmann Bürotechnik allen interessierten Unternehmern diese Vorteile der intuitiven Nutzerführung anhand einer Live-Demo im Hartmann-Showroom vor. 

 

Die Vorteile auf einen Blick

Ist die MyMFP-Software konfiguriert und eingerichtet, ergeben sich für die Anwender die folgenden Vorteile:
• Eine übersichtliche und effektive Geräte- und Verbrauchsüberwachung
• Geringerer Papierverbrauch
• Reduzierung von Verbrauchsmaterial
• Schutz der Druckaufträge vor unbefugtem Zugriff
• Automatisierte Prozesse bei Wartungs- und Supportereignissen
• Optimale Anpassbarkeit durch frei definierbare Workflows
• Anbindung aller netzwerkfähigen Ausgabegeräte möglich
"Lassen Sie sich über diese Software informieren. Wir beraten interessierte Unternehmer aus dem Bergischen Land sehr gerne", lädt Vertriebsmanager Frederik Freise zu einem Gespräch ein.