Anforderungen ernst nehmen
Um die Qualität des Umgangs mit Daten in einem Unternehmen zu prüfen, sollte ein IT-Experte eingeschaltet werden.
Seit 2014 sind die Unternehmen in Deutschland, die auf digitalem Wege Rechnungen erhalten und/oder versenden, gesetzlich gehalten, die Grundsätze der GoBD einzuhalten. "Dazu zählt vor allem, dass alle elektronischen Dokumente, die für die Buchhaltung relevant sind, in elektronischer Form archiviert werden müssen. Zu den Anforderungen an die Archivierung zählt dann auch, dass eine nachträgliche Veränderung der Dokumente ausgeschlossen ist", führt Stephan Hanau zu den wichtigsten Anforderungen aus. "Ob diese Anforderungen von einem Unternehmen erfüllt werden, sollte ein Experte klären. Dabei geht es natürlich nicht darum, ein großes Schreckensszenario aufzubauen, um möglichst teure Software zu verkaufen. Aber es bleibt eben auch festzuhalten, dass jeder Unternehmer, der diese Anforderungen an eine korrekte Archivierung seiner elektronischen Buchhaltungsunterlagen nicht erfüllt im Falle einer Buchprüfung vor einem ernsthaften Problem stehen könnte." In dem Artikel von RP Online hat Redakteur Neubauer einen solchen Fall einmal durchbuchstabiert. Sollten Betriebsausgaben bei fehlender korrekter Dokumentation nicht anerkannt werden, könnten empfindliche Steuernachzahlungen drohen. "In der Praxis kommt dies heute noch kaum vor", weiß Stephan Hanau. "Aber je mehr Zeit seit der Einführung der GoBD vergangen ist, umso kritischer werden die Betriebsprüfer nachforschen."
Eigene Erfahrungen als Basis
Stephan Hanau steht als Ansprechpartner für Projekte zur digitalen Aktenarchivierung gerne zur Verfügung.
"Wir haben schon vor Jahren eine Software bei uns eingeführt, die uns die tägliche Arbeit mit Ein- und Ausgangsrechnungen erleichtert und gleichzeitig eine sichere Archivierung gewährleistet", berichtet Stephan Hanau aus seiner täglichen Praxis. "Das Spannende daran ist, dass uns die Software wirklich viel Zeit spart. Wir haben alle Dokumente – bis hin zu den Gerätenummern von neu angeschafften elektronischen Geräten – über diese Software digital gespeichert und somit immer sofort griffbereit. Viel Zeit für die Suche in Aktenordnern müssen wir so nicht mehr einsetzen." Neben der Erfüllung der Anforderungen der Finanzämter kann eine entsprechende Software also auch Unterstützung im geschäftlichen Alltag bieten. "Wir stellen die maßgeschneiderte Software für den Einsatz in klein- und mittelständischen Unternehmen sehr gerne im persönlichen Gespräch einmal vor", betont Stephan Hanau.
Analyse des Ist-Zustandes
Für Stephan Hanau ist vor einer Empfehlung für die Implementierung einer bestimmten Software zunächst aber die Analyse des Ist-Zustandes in einem Unternehmen von großer Bedeutung. "Dies auch vor dem Hintergrund, dass ja auch die neuen Regelungen zum Schutz personenbezogener Daten beachtet werden müssen. Wenn man seine IT-Struktur auf einen aktuellen Stand bringen möchte, dann sollte neben den Anforderungen an einen gesetzeskonformen Umgang mit digitalen Rechnungen auch dieses Thema diskutiert werden", empfiehlt IT-Experte Stephan Hanau. "Dabei verstehen wir uns als Partner der klein- und mittelständischen Unternehmer im Bergischen Land. Wir möchten keine überdimensionierten Lösungen anbieten, aber wir weisen natürlich auch daraufhin, welche Software-Produkte zukunftsorientiert sind."